1. Introdução

Gerenciar projetos não é uma tarefa fácil. Existem determinados tipos de problemas que podem ser comuns a muitos deles, o que exige de um profissional entendê-los para aplicar técnicas que reduzam essas falhas, aumentando a produtividade da equipe e a qualidade do serviço prestado.

Nesse sentido, no ramo da tecnologia surgiu o que chamamos de metodologias ágeis. O seu objetivo é justamente identificar esses gargalos e resolvê-los. Entre os pontos observados, destacam-se as etapas de produção muito longas, as entregas com prazos mais bem definidos, além de maior clareza na comunicação entre os times.

Pensando nisso, elaboramos este material para que você saiba quais são as principais metodologias ágeis existentes e que podem ser aplicadas, por que você precisa apostar nesses métodos e quais os principais desafios para trabalhar com eles. Boa leitura!

2. O que são metodologias ágeis?

Com o objetivo de que você fique por dentro do que são as metodologias ágeis, selecionamos quais são as principais utilizadas nas empresas e que podem ser aplicadas para a engenharia de telecomunicações. Confira!

2.1. Scrum

Durante as etapas de produção em uma empresa, independentemente de seu nicho de atuação, vão surgir imprevistos que devem ser contornados pela sua equipe. Nem sempre eles são solucionados de maneira precisa e que não comprometem os prazos, gerando insatisfação entre os clientes e até mesmo certa desorganização para a continuidade do trabalho.

Nesse sentido, o método Scrum visa reduzir o tempo de entrega de determinado serviço, além de se adaptar às mudanças que ocorreram durante as etapas com maior facilidade. Para isso, o mesmo projeto é dividido em alguns pequenos ciclos, chamados de Sprints. Assim, há a possibilidade de contar com um planejamento mais focado, de modo que o tempo a ser gasto pela equipe já esteja estipulado inicialmente.

Entre as vantagens do método, pode-se abordar:

• o trabalho da equipe como um todo é potencializado;
• a evolução do produto será acompanhada de perto;
• todo o time vai ter um foco maior na qualidade;
• os prazos estipulados serão cumpridos com maior eficácia.

Alguns passos devem ser seguidos para aplicar a metodologia Scrum na prática:

• visão inicial do produto pelo gestor da equipe;
• desmembramento do planejamento e das funcionalidades em uma lista;
• definição das prioridades por parte do gestor;
• divisão do projeto em ciclos, os Sprints;
• reunião diária de acompanhamento em que cada membro da equipe vai pontuar suas funções.

2.2. PDCA

Solucionar problemas envolvidos durante os processos: talvez esse seja um dos maiores desafios para quem está envolvido em projetos, especialmente na engenharia das telecomunicações. Para isso, foi desenvolvido o método PDCA, cujo principal objetivo é trazer respostas para os gargalos que surgem durante os processos.

Desmembrando o seu significado, tem-se:

• P (plan, planejar): a equipe vai definir quais das etapas dos processos exigem melhorias e um plano de ação para que os erros comuns àquela fase não se repitam, trazendo ganhos para o time como um todo;
• D (do, fazer): o plano de ação elaborado pela equipe vai ser colocado em prática, além de contar com um acompanhamento mais eficaz durante toda a sua aplicação;
• C (check, verificar): a equipe fará a análise de todos os ganhos alcançados. Caso haja a necessidade, é preciso aperfeiçoar o que foi colocado em prática, de modo que os resultados pretendidos sejam atingidos com maior facilidade;
• A (act, agir): caso a equipe tenha atingido os objetivos esperados, é preciso que esse processo seja documentado e padronizado.

Entre as principais vantagens observadas por uma equipe que aplica o PDCA, abordamos:

• maior eficácia dos projetos — justamente porque o time vai identificar os gargalos e ter resposta para as suas soluções;
• melhor gerenciamento de riscos — aqueles impedimentos que poderiam causar danos para o projeto ou para a empresa serão melhor controlados pela equipe, permitindo um gerenciamento desses riscos;
• aplicações ilimitadas — o PDCA pode ser aplicado em qualquer tipo de situação que ocorre em sua empresa, desde a implantação de novos equipamentos até a definição de produtos;
• redução de custos — qualquer tipo de erro pode trazer danos para a sua equipe e, ocasionalmente, prejuízos.

2.3. Kanban

O principal objetivo da Kanban é melhorar a eficiência da produção e trazer uma visão mais ampla para toda a equipe que deseja ter uma produção de tarefas mais aperfeiçoada e de qualidade. Em sua tradução literal, significa cartão, justamente pelo tipo de visualização que o time tem de sua produção.

Como isso funciona de fato? A Kanban é dividida em três partes principais: o cartão, a coluna e o quadro. O cartão trata-se da menor parte de suas tarefas, como se fosse uma etapa de todo o processo. No momento de optar pela compra de novos equipamentos, por exemplo, a pesquisa de fornecedores será uma das fases de toda a atividade, concorda? Esse é um cartão da Kanban.

Já as colunas representam o status daquela atividade. Geralmente, é dividido entre “A fazer”, “Em andamento” e “Feito”. Sempre que algum andamento desse processo tiver sido iniciado ou executado, basta transferir o cartão de coluna, permitindo uma visualização geral de como está o projeto — e contribuindo para que o gestor, com certa rapidez, identifique quais das etapas estão exigindo atenção especial.

Por fim, o quadro é o kanban como um todo. Nada impede que uma mesma equipe trabalhe com muitas kanbans ao mesmo tempo, o que pode inclusive trazer mais facilidade para a gestão. Entre as vantagens de utilizar esse método, destacamos:

• visualização ampla do trabalho — conforme explicamos, você terá uma ampla visualização de todo o trabalho a ser feito pela equipe como um todo;
• limite de trabalho definido — de nada adianta estabelecer metas que a equipe não possa cumprir. Por essa razão, a kanban por ter uma quantidade limitada de ações em andamento, permite com que o time tenha foco em todas elas;
• foco no fluxo de trabalho — com uma melhor visualização, a equipe terá um foco mais definido em todas as etapas do processo, com o objetivo de encaminhar até a conclusão da tarefa;
• melhoria contínua — todo o time sempre buscará por melhorias em seus processos de trabalho, justamente por contar com uma definição clara de quais fases precisam de mais atenção.

2.4. Lean

Evitar desperdícios é outro desafio de qualquer organização, concorda? E nem estamos falando apenas de desperdício de mercadoria, uma vez que esse caso nem é muito comum na engenharia de telecomunicações. Desperdício de tempo é um dos gargalos a serem enfrentados, especialmente porque diminui a produtividade da equipe e contribui para gastos mais elevados.

Entre as ações adotadas por quem opta pela metodologia Lean, destacam-se:

• identificar quais são os principais problemas ocorridos no processo;
• trazer melhorias no fluxo de trabalho, de modo que todos os membros de sua equipe não tenha dúvidas quanto a ele;
• identificar as entregas que merecem prioridade;
• suporte para que a equipe realize as suas tarefas sem grandes obstáculos.

3. Quais os desafios de trabalhar com metodologias ágeis?

Implementar as metodologias ágeis em uma organização vai fazer com que a gestão encontre alguns desafios. A seguir, selecionamos os principais. Entenda!

3.1. Cultura organizacional

O primeiro passo a ser avaliado em sua empresa está relacionado à cultura organizacional. De nada adianta ter o desejo de implementar metodologias ágeis se a gestão ainda é um pouco arcaica no que se refere a alguns assuntos. É preciso oferecer mais autonomia aos colaboradores, tanto no sentido de propor novas ideias quanto na questão de oferecer feedback caso haja algum erro durante o processo.

Os métodos ágeis visam justamente eliminar os gargalos. Caso a sua empresa não esteja aberta nesse sentido, não faz sentido implementar soluções que visam trazer melhorias, não é verdade? Além disso, é preciso que a implementação seja pontual. Não escolha um projeto grande e que seja de suma importância para o negócio — existe a necessidade de começar em etapas pequenas, testar, verificar o que é preciso ser aperfeiçoado e só assim começar a aplicar em outros contextos.

3.2. Formação das equipes

Esteja atento, ainda, quanto à formação das equipes. Seus colaboradores precisam ser envolvidos nesse processo, uma vez que eles são partes fundamentais para que qualquer transformação de fato obtenha sucesso.

Por essa razão, invista também em treinamentos. As capacitações, além de contribuírem nesse sentido, trarão como consequência uma maior satisfação dos profissionais, maior envolvimento no crescimento do negócio e ainda podem diminuir a taxa de turnover (rotatividade da equipe) e também o absenteísmo.

Quanto às metas, é preciso ser realista. Caso coloque números difíceis de alcançar, o efeito será inverso, justamente por trazer o desengajamento do time para chegar aonde se almeja.

3.3. Implementar a metodologia

Para implementar a metodologia de forma eficaz, é preciso partir pela liderança. Um gestor engajado, que motiva a equipe e está à disposição para sanar qualquer dúvida que tende a surgir, contribui para que todo o time esteja envolvido nos processos, tendo como consequência direta os resultados esperados pela organização.

Também permitirá maior integração entre os setores, tão importante quando se trata de implementar qualquer transformação em um negócio. Assim, vai haver melhoria no clima organizacional, em que todo o time está envolvido para ajudar o seu colega com as questões que surgirem e também para solucionar as demandas que comprometem o trabalho como um todo.

4. Como adotar uma metodologia ágil?

Agora que você já entende sobre os principais métodos ágeis e compreende os desafios, é preciso saber como adotar a metodologia ágil na empresa.

4.1. Planejamento

O primeiro passo necessário para implementar métodos ágeis no negócio está relacionado ao planejamento. O gestor, antes de mais nada, precisa ter noção clara de todos os processos do negócio. Somente assim é que será possível entender quais pontos precisam ser aperfeiçoados e quais dos métodos mais se aplicam para a realidade do negócio.

O indicado é envolver o colaborador desde essa etapa inicial. Profissionais que estão envolvidos diretamente nesse processo tendem a ter uma visão mais ampla sobre as dificuldades da rotina e o que precisa para ser melhorado. A partir disso, as chances de obter sucesso aumentam significativamente.

4.2. Liderança

Explicamos brevemente sobre a importância de a liderança se envolver para que toda a equipe esteja engajada. Para isso, é preciso que ela seja capacitada antes de explicar as mudanças para os profissionais. Caso o seu negócio tenha muitos gestores, prepare um treinamento direcionado especificamente para eles, apresentando as metodologias, os seus benefícios e já ressaltando quais são as objeções dos funcionários que podem surgir:

• eficiência do método;
• como será a sua função a partir da aplicação;
• o que muda na empresa, entre outros.

4.3. Resistência

Aplicar qualquer mudança é um desafio nas organizações. Por essa razão, é papel do gestor saber contornar a resistência e envolver a equipe nesse processo. Nesse sentido, faça reuniões periódicas que demonstrem o andamento do processo, quais os ganhos que já podem ser notados a partir dessas transformações, além de tirar todas as dúvidas que surgirem.

É normal que as objeções apareçam quando os profissionais já estiverem com a “mão na massa”. Assim, esses encontros permitem questionamentos mais práticos — esteja preparado para eles!

4.4. Tecnologia

Por fim, é fundamental investir em tecnologia para implementar esses métodos e também para adquirir potencial competitivo perante outras empresas. Além disso, as ferramentas nesse contexto serão essenciais para que a equipe tenha mais facilidade de visualizar as etapas do processo, bem como se adaptar a todas as mudanças que venham a ocorrer.

5. Conclusão

Neste conteúdo, você pôde entender um pouco mais sobre os métodos ágeis em uma organização. Na engenharia de telecomunicações, é preciso buscar sempre por soluções que tragam mais qualidade ao que é transmitido para o público, que busque por fornecedores de qualidade e que contribuirão para o andamento dos processos, além de trazer maior ensinamento para os colaboradores de seu negócio.

No entanto, a gestão é um dos fatores que mais vão contribuir para que tudo isso traga como consequência os resultados almejados, o sucesso da organização e ainda o engajamento de todos os profissionais. Assim, entenda mais sobre o seu negócio e veja quais dos métodos apresentados se encaixam de modo mais objetivo na instituição, visando alcançar todos os benefícios apresentados neste material.